Videoconferencia. Mexico, D.F. Retorno de Inversión. Tiempos Perdidos por Viaje.

¿Mi personal pierde mucho tiempo porque se la pasa viajando, como obtengo el retorno de inversión de mi solución de videoconferencia en Mexico, D.F.

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El mayor gasto de viajar no es precisamente todos los gastos de traslado, alimentos y comidas que realiza tu personal, sino todo el tiempo que pierde tu personal viajando, obteniendo tu organización una doble perdida, el sueldo que percibe tu personal y el ingreso que no recibe tu organización por cada hora que viaja, esto es, incrementas tus gastos y disminuyes tus ingresos, una formula letal.

Veamos solo un ejemplo:

Uno local, en nuestra maravillosa ciudad de Mexico.

Tus oficinas corporativas están es Santa Fe, una de tus sucursales en la ciudad está en Reforma, cerca del Angel de la Independencia, cada semana tus seis principales ejecutivos de esta sucursal se trasladan a tu corporativo para tener su reunión semanal de resultados de dos horas.

Vamos a suponer que tus seis ejecutivos salen de la sucursal a tu corporativo cada uno por su cuenta en su propio vehículo, que el día de la reunión cada semana son tan afortunados que no hay tráfico, que no hay marchas, que no hay plantones, que no hay manifestaciones, que no hay camiones descompuestos obstruyendo el trafico, que no hay accidentes,  en fin, que es una maravillosa experiencia manejar de tu sucursal a tu corporativo por todo Reforma y que cada uno se toma solo una hora en realizar este viajecito.

Hasta aquí llevamos seis horas perdidas por tu personal.

Ahora también supongamos que antes de realizar la reunión cada uno de tus seis ejecutivos se toma solo 15 minutos socializando, tomando su cafecito bien calientito, que en el corporativo es toda una delicia paladear; platicando con los compañeros en los últimos acontecimientos de la ciudad, del país y viendo algún que otro pendientito.

Hasta aquí llevamos siete y media horas pérdidas por tu personal, seis en el traslado y una y media hora en socializar.

La reunión semanal empieza puntualmente, como siempre, tus seis ejecutivos, todos, están presentes.

Termina la reunión semanal, después de dos horas, los resultados son excelentes, el compromiso de los seis ejecutivos por cumplir los objetivos esta en el tope, se despiden, deseándose entre todos los participantes los mejores parabienes.

Antes de partir del corporativo, tus seis ejecutivos socializan otros 15 minutos, presumen que bien les fue en la reunión, comentan sus objetivos de la semana, ven un último pendiente y parten a su sucursal.

Hasta aquí llevamos nuevo horas perdidas por tu personal, seis en el traslado, una y media hora en socializar antes de la reunión y una y media hora en socializar después de la reunión.

Toman su vehículo y se van por todo Reforma a su sucursal, de bajadita, es un día normal, como siempre no hay tráfico, todos los vehículos circulan fluidamente, sin obstáculo alguno, todos tus seis ejecutivos llegan a su sucursal en una hora.

Hasta aquí llevamos quince horas perdidas por tu personal, seis en el traslado de la sucursal al corporativo, una y media hora en socializar antes de la reunión y una y media hora en socializar después de la reunión y seis en el traslado del corporativo a la sucursal.

Al mes, cuatro reuniones semanales de resultados, 60 horas perdidas por tus seis ejecutivos.

Ahora veamos las pérdidas económicas.

Primero, el sueldo que percibe tus seis ejecutivos por cada hora que viaja.

Supongamos que cada uno de tus seis ejecutivos percibe en promedio un total de $40,000.00 pesos mensuales, incluyendo todo, sueldo y prestaciones, por lo que si consideramos que cada semana trabajan 48 horas y cada mes tiene cuatro semanas, la percepción por hora de cada ejecutivo es de $208.33 pesos.

Esto significa que las 60 horas perdidas por tus seis ejecutivos representan un gasto de $12,500.00 pesos al mes.

Segundo, el ingreso que no recibe tu organización por cada hora que viaja tus seis ejecutivos.

Supongamos que la relación entre el ingreso mensual que genera cada uno de tus seis ejecutivos y la percepción promedio mensual de cada uno de tus ejecutivos es de cuatro a uno, esto significa que cada uno de tus ejecutivos debe de ingresar mensualmente $160,000.00 pesos, 48 horas a la semana, cuatro semanas al mes, el ingreso por hora de cada ejecutivo es de $833.33 pesos.

Esto significa que las 60 horas perdidas por tus seis ejecutivos representan una pérdida de ingresos de $50,000.00 pesos al mes.

Por último supongamos que al implementar videoconferencia entre tu sucursal en Reforma y tu corporativo en Santa Fe en Mexico, D.F. sigues teniendo tus reuniones de resultados cada semana, la diferencia ahora es que al mes tres reuniones las tienes por videoconferencia y una reunión la tienes como siempre las has tendido, reduciendo en un 75% el tiempo de tus seis ejecutivos por viajes.

Esto significa para tu organización un ahorro de $46,875.00 pesos mensuales al utilizar videoconferencia para tus reuniones semanales de resultados en Mexico, D.F. entre tu sucursal en Reforma y tu corporativo en Santa Fe, producto de reducir en un 75% el gasto de $12,500.00 pesos del sueldo que perciben tus seis ejecutivos y de dejar de perder el 75% de lo ingresos de $50,000.00 pesos que tus seis ejecutivos deben de generar.

Suponiendo que el retorno de tu inversión lo quieres ver recuperando en tan solo 12 meses, esto significa que tienes un presupuesto anual para invertir en ancho de banda, equipo de videoconferencia y acondicionamiento de sala de videoconferencia de $562,500.00 pesos, $46,875 pesos mensuales de ahorro por 12 meses.

El tiempo que gasta tu personal en viajar es el gasto mas escondido que existe al viajar, que muy pocas organizaciones quieren ver, por costumbre o conveniencia personal, que el cuantificarlo produce resultados asombrosos permitiéndote obtener el retorno de inversión para implementar tu solución de videoconferencia en Mexico, D.F.