Como operar un equipo de videoconferencia?

El como operar o mantener un equipo de videoconferencia es un tema poco común, que debería ser una prioridad para mantener la herramienta en todo momento disponible con el propósito de acrecentar la colaboración entre miembros del personal y proveedores.

Comúnmente las organizaciones invierten para aumentar la productividad de su equipo por medio de entrenamiento muchas veces este conocimiento se trae de lugares remotos,  esto ocasiona que la presión de directivos se incremente sobre personal de sistemas al final gracias a la tecnología hay un alto grado de éxito en estas juntas pero existen casos donde videoconferencia falla por una mala operación que pudo haberse planeado y corregido con anticipación, esto genera frustración y falta de confianza en la solución de video.

 

Sumándose el factor que 60 % de la comunicación entre personas es visual es importante por medio de una operación propia mantener en funcionamiento correcto de esta herramienta por medio de medidas que te mostramos a continuación:

 

1.-Mantener los equipos en la ultima versión de software.

Es importante mantener en mente que fabrica constantemente esta desarrollando software que responde a problemas encontrados en campo.

Mantener los equipos actualizados te ayuda a la continuidad del servicio como compatibilidad con equipos de otras marcas.

 

2.-Mantenimiento correctivo de equipo.

Es importante la limpieza de polvo interior y exterior que genera calentamiento como posibles cortos circuitos de los equipos de videoconferencia.

 

3.- Mantener en funcionamiento batería de respaldo (UPS)

Es importante mantener una batería de respaldo que sea monitoreada y probada constantemente para garantizar en caso de falla del suministro de electricidad la continuidad por mínimo 40 minutos de la transmisión de video y no solamente desaparecer de la reunión dejando a las personas del sitio remoto preguntándose que paso? Al final esto genera una mala imagen por falta de planeación.

 

4.-Enlaces redundantes

Es importante definir vías alternas en caso de que la principal falle.

Por ejemplo si la vía principal es un E1/T1 de Internet, existe tecnología alterna para mandar la videoconferencia por enlaces DSL.

 

5.-Pruebas previas al evento

Es importante realizar pruebas totales previas al evento para encontrar y resolver cualquier problema que impida la reunión el día programado.

6.-Salas de respaldo

Es importante contar con sala de respaldo con las mismas características de la sala principal, esto te permitirá la tranquilidad de saber que se esta cubierto ante cualquier eventualidad.

7.-Equipo de respaldo

Es importante contar con equipo de respaldo local en determinado momento se pueden tomar partes o reemplazar totalmente la solución.

8.-Mantenimiento y revisión de equipos periféricos.

Es importante probar previo al evento los sistemas de amplificación de audio, microfonia etc. Esto te permitirá que el evento se realice sin problema.

9.-Temperatura adecuada

Es importante mantener un ambiente adecuado para los equipos de video con el propósito de evitar sobrecalentamientos.

Considerando los anteriores puntos es conveniente contar con la ayuda de una empresa  con personal especializado en videoconferencia esto te ayudara a asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación colaborando en cada punto anterior explicado.